Workforce Management: Bedeutung, Relevanz & Definition (2024)

Workforce Management hilft Unternehmen dabei, effektive Personalplanung durchzuführen, Ressourcen zu optimieren und datenbasierte Entscheidungen für die Produktivitätssteigerung zu treffen. Dabei ergeben sich Vorteile für sämtliche Unternehmensbereiche. Insbesondere lassen sich damit jedoch verschiedene Personalaufgaben beschleunigen und automatisieren, weshalb diese Lösungen auch als HR-Software oder Personalmanagement-Systeme bekannt sind.

Kurz zusammengefasst:

Eingesetzte Lösungen helfen dabei, strategische Planungs-, Organisations- und Monitoring-Aufgaben durchzuführen.
HR-Software verfolgt das Ziel, die Mitarbeiterproduktivität zu steigern und Engpässe jeglicher Art zu vermeiden, um damit auch die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen.
Verschiedene Studien zeigen, dass Workforce Management Lösungen Potenziale für agiles Arbeiten bieten und das Engagement der Beschäftigten erhöhen können.
Bestandteile der Systeme sind unter anderem die Personalbedarfsermittlung und -einsatzplanung, Zeiterfassung und -management sowie das Personalcontrolling.
Trends zeigen sich besonders im Bereich der Automatisierung und künstlichen Intelligenz sowie beim Einsatz von cloudbasierter Software.

Was ist Workforce Management (WFM)?

Workforce Management (dt. Verwaltung von Arbeitskräften) bezieht sich auf die strategische Planung, Organisation und Kontrolle der Arbeitskräfte eines Unternehmens, um sicherzustellen, dass die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit an den richtigen Aufgaben eingesetzt werden. Somit sind Prozesse wie die Personalbedarfsermittlung, Dienst- und Schichtplanung, Arbeitszeiterfassung, Personalentwicklung und mehr darunter zusammengefasst.

Ziel des Workforce Managements

Das Ziel besteht darin, die Mitarbeiterproduktivität zu steigern, Kosten zu kontrollieren, Engpässe zu vermeiden und eine optimale Auslastung von Ressourcen im gesamten Unternehmen zu gewährleisten. Durch den Einsatz moderner Technologien, intelligenter Software, Echtzeitanalysen, Automatisierung und neuen Entwicklungen aus dem Bereich Künstliche Intelligenz, können Workforce Management Softwarelösungen weiter optimiert werden. Damit ist es besser möglich, auf die sich wandelnden Anforderungen des Arbeitsmarkts und aktuelle Trends in der Arbeitswelt einzugehen.

Welche Beziehung haben Personalmanagement und Workforce Management?

Das Workforce Management und das Personalmanagement sind eng miteinander verbunden und ergänzen sich gegenseitig. Während das Personalmanagement sich auf den gesamten Prozess von der Rekrutierung bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses konzentriert, bezieht sich Workforce Management auf die effektive Planung und Steuerung der Mitarbeiter. Das Personalmanagement bildet somit die Personalstrategie eines Unternehmens und achtet zudem auf die Einhaltung sämtlicher rechtlicher, betrieblicher und tariflicher Bestimmungen innerhalb der Organisation. Dagegen beschreibt Workforce Management den Prozess der effizienten Planung der Mitarbeiter und alle Aufgaben, die damit einhergehen. Dabei werden Daten und Analysen herangezogen, um sicherzustellen, dass die benötigten Fachkräfte mit ihren Fähigkeiten zur richtigen Zeit verfügbar sind.

Ist Workforce Management das gleiche wie Personaleinsatzplanung?

Die beiden Begriffe tauchen oft als Synonyme auf, obwohl sie keine sind. Die Personaleinsatzplanung ist der Prozess der Zuweisung von Fachkräften zu bestimmten Arbeitszeiten und Aufgaben, während das Workforce Management einen ganzheitlichen Ansatz verfolgt. Letzteres umfasst nicht nur die Personaleinsatzplanung, sondern auch Aspekte wie Personalbedarfsermittlung, Arbeitszeiterfassung, Schulungsmanagement und Personalcontrolling. Somit fallen darunter auch strategische Ziele, betriebliche Anforderungen und die stetige Entwicklung der Arbeitskräfte. Damit verfolgen Personalverantwortliche das Ziel der optimalen Nutzung von Mitarbeiterressourcen.

Welche Bestandteile gehören zu einer umfassenden Workforce Management Lösung?

Eine Lösung muss immer zu den individuellen Anforderungen einer Organisation passen. Daher können die benötigten Bausteine mal umfangreicher und mal weniger umfangreich zum Einsatz kommen. Ziel ist es, dass das eingesetzte Tool Unternehmen dabei unterstützt, ihre Mitarbeiterressourcen optimal zu planen, zu verwalten und einzusetzen. Workforce Management Ökosysteme bieten eine zentrale Plattform, um die verschiedenen Aspekte des Personalmanagements zu digitalisieren. Hier kommen unter anderem folgende Bausteine zum Einsatz:

Personalbedarfsermittlung: Die genaue Ermittlung des Personalbedarfs ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Organisationen über ausreichend qualifizierte Fachkräfte verfügen. Dabei kommen Funktionen zur Analyse historischer Daten, Prognosen und die Analyse betrieblicher Anforderungen zum Einsatz, um den Personalbedarf präzise zu bestimmen.
Personaleinsatzplanung: Workforce Management hilft, die vorhandenen Personalressourcen so ideal wie möglich zu nutzen und Engpässe zu vermeiden. Dies umfasst die Optimierung von Schichtplänen und auch die Berücksichtigung von individuellen Präferenzen und Qualifikationen der Mitarbeiter. So lässt sich gleichzeitig die Zufriedenheit in der Belegschaft steigern.
Zeiterfassungssysteme: Präzise Möglichkeiten zur genauen Erfassung von Arbeitszeiten, Pausen und Abwesenheiten helfen bei der Berechnung von Arbeitsstunden, Überstunden und Urlaubsansprüchen und der anschließenden Lohn- und Gehaltsabrechnung. Innerhalb der eingesetzten Zeitwirtschaftssysteme können zudem verschiedene Arbeitszeitmodelle wie Schichtarbeit, Teilzeit, Gleitzeit und mehr abgebildet werden, um ideal auf die individuellen Bedürfnisse der Fachkräfte einzugehen.
Qualifikationsmanagement: Workforce Management Software ermöglicht die Verwaltung von Mitarbeiterprofilen, Kompetenzen und Weiterbildungsmaßnahmen. Damit werden Personalverantwortliche bei der Identifikation von Kompetenzlücken und der Überwachung des Weiterbildungsfortschritts unterstützt. Anschließend lässt sich innerhalb der Software die Planung von Seminaren, Workshops und Co. durchführen, sodass alles Informationen im selben System zur Verfügung stehen.
Auswertungsfunktionen: Workforce Analytics bzw. Personalcontrolling ist ein wesentlicher Bestandteil eingesetzter Lösungen, da es datenbasierte Einblicke bietet, um strategische Entscheidungen zu treffen, die Effizienz zu steigern, Kosten zu kontrollieren und die Mitarbeiterleistung und -bindung zu verbessern. Personalverantwortliche haben damit die Möglichkeit, eine kontinuierliche Verbesserung und Anpassung der HR-Strategie und Arbeitsbedingungen durchzuführen. Damit steht eine datengestützte Basis für eine Anpassung auf aktuelle Trends und Anforderungen in der Arbeitswelt zur Verfügung.

Trends im Workforce Management

Technologische Entwicklungen und verschiedene Technik-Trends deuten bereits an, mit welchen Lösungen wir in Zukunft rechnen können. Erste Erfahrungswerte dazu wurden bereits gesammelt und ausgewertet. Generell lassen sich drei große Trendbereiche erkennen:

Automatisierung & datenbasierte Entscheidungsfindung: Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz macht auch keinen Halt vor dem HR-Bereich. Routineaufgaben lassen sich automatisieren. Ein Beispiel ist der Einsatz von Chatbots zur Beantwortung von Mitarbeiteranfragen. Gerade in großen Organisationen stellt dies eine Entlastung für den Personalbereich dar. Anfragen werden vorsortiert und direkt den richtigen Fachkräften zugewiesen. Aber auch der Personalbedarf und die Personalengpässe lassen sich mit Workforce Management und Predictive Analytics besser kalkulieren. Daher fließen etwa historische Daten in die Berechnung ein und werden mit Echtzeitdaten abgeglichen, um damit einen Forecast zu generieren.
Cloudbasierte Softwarelösungen: Eine weitere Entwicklung ist der verstärkte Einsatz von Software in der Cloud. Zum einen können verschiedene Standorte auf die Systeme und somit flexibel auf die Planungstools zugreifen. Zum anderen können Unternehmen die Systeme schneller implementieren und mit diesen Tools einfacher skalieren, wenn Bedarf besteht. Darüber hinaus können Mitarbeiter auf ihre eigenen Zeit- und Planungsdaten, Schichtpläne etc. über Apps zugreifen und Informationen schneller erhalten.
Agile Arbeitswelten und -zeiten: Die gesteigerte Flexibilisierung innerhalb der letzten Jahre hat dazu geführt, dass Organisationen einen stärkeren Fokus auf Mitarbeiterbedürfnisse legen. Bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf, stärkere Berücksichtigung der individuellen Wünsche, Arbeit in agilen Teams etc.: Ein Workforce Management System hilft dabei, diese Anforderungen besser und zentral in einer Umgebung abzubilden. Das erspart Mehraufwand bei den Personalverantwortlichen und somit Geld.

Verschiedene Studien belegen diese Entwicklungen bereits. Deloitte stellte 2021 mit der Studie „The social enterprise in a world disrupted“ verschiedene Trends fest. Eine der Feststellungen war, dass Unternehmen neue Wege finden müssen, um Personalstrategien basierend auf Echtzeitdaten anzuwenden. Dies verhelfe dazu, dass die Informationen zu einer schnelleren Entscheidungsfindung und besserer Anpassungsfähigkeit führen können. Daten spielen laut Deloitte dabei eine wichtige Rolle. Die Herausforderung läge bei den Organisationen, da sie nicht nur Daten aus der Vergangenheit verfügbar machen müssten, sondern auch Benchmarks und Echtzeitanalysen. Nur so bestünde die Möglichkeit, Probleme rechtzeitig zu erkennen und darauf optimiert handeln zu können. Workforce Management Software bietet mit den vielfältigen Analyse- und Planungsmöglichkeiten somit eine gute Basis.

Darüber hinaus konnte die empirische Analyse „New Work(ing Time)“ des Instituts für Personal- und Organisationsforschung der FOM belegen, dass Beschäftigte sich durch den Einsatz von Software in der Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung fairer behandelt fühlen. Mit der softwareseitigen Planung von Schichten entstehe laut der Studie eine gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit. Zufriedener waren Mitarbeitende laut der Untersuchung auch durch die Zeiterfassung mithilfe von Software, da somit ein Gefühl von gesteigerter Flexibilität und einer ausgeprägteren Work-Life-Balance entstanden sei. Somit bieten die digitalen Helfer einen klaren Mehrwert für Personalverantwortliche und Beschäftigte zugleich.

Vorteile von Workforce Management

Die Vorteile von Software für den Personalbereich sind vielfältig und finden sich daher in diversen Geschäftsbereichen wieder. Dies macht solche Lösungen zu einem entscheidenden Faktor für den Erfolg von Unternehmen jeder Branche und Größe. Untenstehend finden Sie einige der häufigsten positiven Effekte:

Effizienzsteigerung und Kosteneinsparungen: Die präzise Personalbedarfsermittlung und die daraus folgende optimierte Personaleinsatzplanung ermöglichen eine effiziente Nutzung der Arbeitskräfte. Dies führt zu einer Reduzierung von Überstunden, einer besseren Arbeitslastverteilung und einer Optimierung der betrieblichen Prozesse. Gleichzeitig vermeiden Sie so Engpässe und Unterbesetzung, um nachhaltig Kosten zu senken.
Verbesserte Planung der Fachkräfte: Softwaregesteuerte Personaleinsatzplanung hilft dabei, die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit an den richtigen Aufgaben einzusetzen. Optimierte Schichtpläne und ein effektives Aufgabenmanagement sorgen für eine ideale Auslastung der Arbeitskräfte und eine verbesserte Produktivität.
Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit: Durch die verbesserte Planung und den Einsatz der Fachkräfte, die flexiblere Arbeitszeitgestaltung und die Berücksichtigung individueller Präferenzen trägt eine Workforce Management Lösung zur Mitarbeiterzufriedenheit bei. Dies führt in der Regel zu gesteigerter Motivation, erhöhtem Engagement und damit zu mehr Produktivität.
Bessere Einhaltung von rechtlichen Bestimmungen: Die digitalen Planungs- und Auswertungssysteme helfen Unternehmen dabei, Arbeitszeitregelungen, tarifliche Bestimmungen und gesetzliche Vorschriften einzuhalten. Durch die Erfassung und Überwachung von Arbeitszeiten, die Einhaltung von Pausenzeiten und die Verwaltung von Überstunden können Unternehmen Compliance-Risiken minimieren.

Weitere Lösungen und Informationen von GFOS

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