Workforce Management: Definition, Ziele & Herausforderungen (2024)

Nach Karl Marx schaffen weder Boden noch Kapital einen Wert, sondern alleine die Arbeitskraft. Und damit diese in der dafür vorgesehenen Zeit optimal eingesetzt wird, gibt es das Workforce Management.

Wie Workforce Management funktioniert und dabei auch noch das Wohlbefinden der Mitarbeiter berücksichtigt, erfährst du in diesem Beitrag.

Definition: Was bedeutet Workforce Management?

Workforce Management (WFM) ist ein Ansatz der Prozesse, Strategien und Technologien zur Steigerung der Teamproduktivität und Effizienz umfasst. Ziel ist es, die richtigen Mitarbeiter mit den passenden Fähigkeiten, in der richtigen Anzahl zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen, damit diese ihre wertschöpfenden Tätigkeiten so optimal und produktiv wie möglich erledigen können.

Es ermöglicht Managern und Führungskräften, durch präzise Planung und Einsatzplanung der Mitarbeiter, den größtmöglichen Wert zu schaffen. Mit einem Fokus auf die Vorhersage von Arbeitslasten, die intelligente Verteilung von Aufgaben und die fortlaufende Analyse von Leistungsdaten, zielt Workforce Management darauf ab, die operative Effizienz zu maximieren. Dies fördert eine optimale Balance zwischen den geschäftlichen Zielen und den Bedürfnissen der Mitarbeiter, was zu gesteigerter Agilität, Mitarbeiterzufriedenheit und unternehmerischem Erfolg führt.

Dies beinhaltet fortschrittliche Techniken zur Vorhersage von Arbeitslasten, intelligente Einsatzplanung, Monitoring, Compliance-Überwachung und die Optimierung von Leistungskennzahlen.

Warum ist das wichtig?

Mitarbeiter sind in den meisten Unternehmen der größte Kostenpunkt. Sie werden generell nach Arbeitszeit entlohnt. Das schafft noch keinen Wert oder Mehrwert, denn oft müssen Tätigkeiten ausgeführt werden, die nicht direkt wertschöpfend sind. Bei Außendienstmitarbeitern gehört dazu beispielsweise die Fahrzeit, Zeiterfassung und Dokumentation der Leistungen, vor allem wenn diese umständlich auf Papier erfolgen. Das ist nicht nur frustrierend für die Arbeitskraft, da produktives Arbeiten verhindert wird, sondern auch für den Arbeitgeber, dem dadurch Kosten entstehen. Durch eine Optimierung profitieren beide Seiten. Hier klingt auch das Lean Management heraus, welches den Schwerpunkt auf Effizienzsteigerung durch Minimierung von Verschwendung legt.

Differenzierung der Mitarbeitertypen

Workforce Management wird oft im Kontext von Arbeitskräften verwendet, die auf Stundenbasis abgerechnet werden. Dazu gehören vor allem Frontline Worker wie Pflegekräfte, Zusteller und Mitarbeiter im Einzelhandel, der Gastronomie, Produktion oder im Kundenservice.

Dem gegenüber stehen Mitarbeiter mit festem Gehalt. Hier wird Workforce Management vor allem für mobiles Arbeiten zum einen im Bereich von Mitarbeiter im Außendienst wie Servicetechniker oder Bauarbeiter und zum anderen im Kontext von Human Resources (HR) vor allem für Remote Work angewandt .

Zentrale Ziele von Workforce Management: Maximierung von Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit

Workforce Management (WFM) zielt primär darauf ab, Mitarbeiterressourcen optimal zu nutzen, um so die Wettbewerbsfähigkeit und Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.
Im Folgenden haben wir die wichtigsten Ziele aufgelistet, die sich mit einem gut strukturierten Workforce Management erreichen lassen:

• Effizienzsteigerung: Indem Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingesetzt werden, wird eine höhere Effizienz im Arbeitsprozess erreicht. Dies führt zu einer gesteigerten Produktivität und einem optimierten Betriebsablauf.
• Kosteneinsparung: Kein Geld soll verschwendet werden. Das Workforce Management hilft dabei, Überstunden und ungenutzte Arbeitszeit zu reduzieren. Dies wiederum senkt die Personalkosten.
• Qualitätsverbesserung: Mit den passenden Technikern und Handwerkern, die über die richtigen Qualifikationen verfügen, steigt die Servicequalität und damit die Kundenzufriedenheit.
• Compliance: Arbeitszeitregelungen und Gesetze müssen eingehalten werden, um rechtliche Risiken zu minimieren.
• Mitarbeiterzufriedenheit: Die Bedürfnisse der Mitarbeiter werden berücksichtigt. Pünktlich Feierabend und keine Überstunden? Das Workforce Management sorgt dafür, dass dies möglich ist.

Die Herausforderungen im Workforce Management: Bewältigungsstrategien für effizientes Personalmanagement

Soll ein Workforce-Management-Konzept erfolgreich in ein Unternehmen implementiert werden, birgt das natürlich auch Herausforderungen in sich. Wie groß diese Hürden am Ende sind, hängt von unterschiedlichen Faktoren wie beispielsweise der Unternehmensgröße, der Datenverfügbarkeit und der allgemeinen Veränderungsbereitschaft der Mitarbeitenden ab. Mit der richtigen Planung und Herangehensweise sind diese Herausforderungen allerdings zu bewältigen. Unternehmen sollten sich auf folgende Schlüsselaspekte vorbereiten:

• Komplexe Daten: Das Workforce Management erfordert die Verarbeitung und Analyse von umfangreichen Daten zu Arbeitszeiten, Qualifikationen und Arbeitsvolumen. Dies wiederum erfordert leistungsfähige IT-Systeme.
• Saisonalität: Branchen mit saisonalen Schwankungen müssen ihre Arbeitskraft flexibel anpassen, was die Planung erschwert.
• Fachkräftemangel: In einigen Branchen kann es schwierig sein, qualifizierte Mitarbeiter zur richtigen Zeit zu finden.
• Gesetzliche Vorschriften: Die Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen und Tarifverträgen erfordert genaue Planung und Dokumentation.
• Interne Widerstände: Die Einführung von Workforce Management kann innerhalb des Betriebes auf Widerstand bei Mitarbeitern und Führungskräften stoßen.

Indem Unternehmen diese Herausforderungen erkennen und proaktiv angehen, können sie die Vorteile eines umfassenden Workforce-Managements voll ausschöpfen und sowohl die Betriebseffizienz als auch die Mitarbeiterzufriedenheit nachhaltig verbessern.

Die Funktionsweise von Workforce Management: Ein systematischer Prozess zur Optimierung der Mitarbeitereffektivität

Kommen wir nun also zu der eigentlichen Funktionsweise des Workforce Managements. Wie sollten Unternehmen vorgehen? Vorab wollen wir noch einmal darauf hinweisen, dass es sich beim Workforce Management um einen kontinuierlichen Prozess handelt, der auf eine langfristige Planung ausgerichtet ist. Stetiges Abstimmen und Überprüfen der Arbeits- und Fortschrittsprozesse ist hierbei unerlässlich. Hat sich ein Unternehmen für die Implementierung von Workforce Management entschieden, sind folgende Schritte anzugehen:

1. Analyse: Der erste Schritt im Workforce Management ist die gründliche Analyse der bestehenden Arbeitskraft und der Unternehmensziele. Dies beinhaltet die Bewertung der aktuellen Mitarbeiterzahl, ihrer Fähigkeiten, Erfahrungen und Arbeitsmuster. Unternehmensziele, Geschäftsprozesse und saisonale Schwankungen werden ebenfalls analysiert.
2. Personalbedarfsermittlung: Basierend auf den Ergebnissen der Analyse wird der zukünftige Personalbedarf ermittelt. Dies schließt die Anzahl der Mitarbeiter, ihre Qualifikationen und die benötigten Fähigkeiten ein, um den Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.
3. Kapazitätsplanung/Personalstrukturanpassung: In diesem Schritt wird die Unternehmensstruktur angepasst, um sicherzustellen, dass die richtigen Ressourcen an den richtigen Stellen verfügbar sind. Dies kann die Einstellung neuer Mitarbeiter, die Schulung vorhandener Mitarbeiter oder die Umstrukturierung von Teams und Abteilungen bedeuten.
4. Personaleinsatzplanung: Nach Festlegung des Personalbedarfs erfolgt die Planung des Einsatzes von Mitarbeitern. Hierbei werden Schichtpläne, Arbeitszeiten und Aufgabenverteilungen erstellt, um sicherzustellen, dass die Ressourcen optimal genutzt werden.
5. Arbeitszeitmanagement: Das Arbeitszeitmanagement beinhaltet die Verwaltung von Arbeitsstunden, Urlaubstagen und Überstunden. Es zielt darauf ab, die Arbeitszeit der Mitarbeiter zu optimieren und sicherzustellen, dass sie den gesetzlichen Bestimmungen und internen Richtlinien entspricht.
6. Zeitwirtschaft: In diesem Schritt werden die erfassten Arbeitszeiten und Anwesenheitsdaten überwacht und verwaltet. Dies dient der genauen Erfassung von Arbeitsstunden, der Berechnung von Löhnen und Gehältern sowie der Einhaltung der Arbeitszeitregelungen.

Welche anderen Managementmethoden überschneiden sich mit dem Worforce Management?

Workforce Management (WFM) ist eng mit einer Reihe anderer Managementmethoden und -disziplinen verknüpft, die sich überschneiden und ergänzen können. Diese Überschneidungen sorgen für eine ganzheitliche Herangehensweise an die Verwaltung und Optimierung der Arbeitskraft innerhalb eines Unternehmens. Zu den wichtigsten Bereichen, die sich mit WFM überschneiden, gehören:

1. Human Resources Management (HRM): HRM und WFM teilen viele Kernfunktionen, insbesondere im Bereich der Personalplanung, Rekrutierung, Mitarbeiterentwicklung und -bindung. Während HRM ein breiteres Spektrum an Mitarbeiterbezogenen Prozessen abdeckt, darunter auch strategische Aspekte wie Unternehmenskultur und Mitarbeiterzufriedenheit, konzentriert sich WFM stärker auf die operative Planung und den Einsatz der Arbeitskraft.
2. Ressourcenplanung: Ressourcenplanung umfasst das Management aller Unternehmensressourcen, einschließlich Personal, Materialien und Ausrüstung. WFM spezialisiert sich auf den Aspekt der Personalressourcen, indem es sicherstellt, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Die enge Verbindung zur Ressourcenplanung hilft Unternehmen, ihre Gesamtressourceneffizienz zu verbessern.
3. Projektmanagement: Beide Disziplinen erfordern detaillierte Planung und Ressourcenzuweisung. Projektmanagement fokussiert sich auf die Erreichung spezifischer Ziele innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens und Budgets, wobei WFM-Prinzipien zur optimalen Zuweisung von Mitarbeitern zu Projektaufgaben genutzt werden können.
4. Lean Management: Lean Management und WFM teilen das Ziel, Effizienz zu maximieren und Verschwendung zu minimieren. Während Lean Management sich auf die Optimierung von Prozessen und die Reduzierung unnötiger Kosten konzentriert, unterstützt WFM diese Ziele durch eine effiziente Personalplanung und -allokation. Sie überschneidet sich mit WFM in Bereichen wie Zielsetzung, Leistungsüberwachung und Feedbackprozesse, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter produktiv und effektiv arbeiten.
5. Change Management: WFM-Strategien sind oft notwendig, wenn Unternehmen Veränderungsprozesse durchlaufen. Dazu gehört beispielsweise die Einführung einer neuen Software. Hier braucht es eine gute Planung und Umsetzung, um den Übergang zu neuen Arbeitsweisen, Technologien oder Organisationsstrukturen zu erleichtern.
6. Qualitätsmanagement: Obwohl auf den ersten Blick unterschiedlich, gibt es eine Verbindung zwischen WFM und Qualitätsmanagement, da eine effektive Personalplanung und -einsatzplanung direkt die Qualität der Arbeitsergebnisse beeinflussen kann. Ein gut gemanagtes Team ist eher in der Lage, hochwertige Ergebnisse zu liefern.
7. Field Service Management (FSM): Workforce Management ist Teil des FSM und stellt dort sicher, dass qualifizierte Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind und ihre Aufgaben so optimal wie möglich erledigen können. Diese Integration fördert eine effiziente Ressourcennutzung und verbessert die Kundenzufriedenheit durch optimierte Serviceprozesse.

Workforce Management im Field Service Management

Kaum ein Einsatzgebiet ist so schwer zu handhaben wie der Außendienst. Nicht nur, dass hier unterschiedliche Arbeitswege parallel koordiniert werden müssen – auch unvorhersehbare Faktoren wie Wetterbedingungen und Verkehrsverhältnisse können die Einsatzplanung und -umsetzung erschweren. Effektive Kommunikation, schnelles Reagieren und intuitive Lösungsansätze müssen hier ineinandergreifen.

Ohne eine professionelle Field Service Management-Software ist das nicht zu stemmen. Wer komplexe Prozesse verbindlich aufeinander abstimmen und zeiteffiziente Außendiensteinsätze auf den Plan bringen will, sollte auf digitale Lösungen wie mfr setzen. Das bringt entscheidende Vorteile in mehreren Bereichen.

Auftragsplanung: Um Aufträge sauber planen und abarbeiten zu können, musst du wissen, welche Techniker sich wann und wo im Einsatz befinden, welche Einsatzorte in ihrer Nähe sind und wie lang die jeweiligen Anfahrten dauern würden. Diese Informationen liefert dir eine Field Service Management-Software mit Tools wie GPS-Tracking und mobile Apps.

Automatisierung: Wenn Routineaufgaben wie Dateneingabe und Verwaltung wegfallen, haben deine Außendienstmitarbeiter mehr Zeit, um sich um ihre Aufträge zu kümmern. Eine FSM-Software hilft dir bei der Prozessautomatisierung. Abläufe lassen sich so sauber wiederholen. Das vermeidet Fehler, die sich bei analogen Praktiken schnell einschleichen können.

Kommunikation: Fehlerfreie Kommunikation ist eine Grundvoraussetzung für agiles Arbeiten im Feld. Eine Software mit Workflow-Management-Tool ermöglicht dir eine Echtzeit-Kommunikation, mit der Disponenten, Techniker und Kunden während der Aufträge jederzeit in Kontakt stehen. Spontane Kundenanfragen, Änderung in den Auftragsdetails oder Infos zu benötigten oder bereits verwendeten Ressourcen sind so für alle Beteiligten durchgehend nachvollziehbar.

Ressourcenplanung: Eine gute Außendienstplanung sollte nicht nur dafür sorgen, dass Aufträge rasch aufgenommen und Techniker pünktlich am Einsatzort sind, sondern auch Bestand und Ressourcen nicht aus dem Blick verlieren. Tools wie ein mobiles Warenlager sorgen dafür, dass Außendienstmitarbeiter entsprechend ausgestattet am Einsatzort erscheinen. Das erspart Fahrtwege und Folgetermine.

Absicherung und Compliance: Auch die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften kann mit dem Einsatz von Workflow-Management-Tools gewährleistet werden. In diesen Bereich fallen zum Beispiel Funktionen zur digitalen Zeiterfassung, genauen Berichterstattung und richtigen Ressourcennutzung.

Kundenzufriedenheit: Je schneller die Bedürfnisse deiner Kunden gedeckt und gemeldete Probleme beseitigt werden, desto höher die Kundenzufriedenheit. Eine FSM-Software unterstützt auch hier. Aufträge können live verfolgt und Arbeitsfortschritte für den Kunden jederzeit transparent gemacht werden. Funktionen, die anstehende Wartungsereignisse automatisch per Mail an den Kunden weiterleitet, runden das Ganze ab.

Fazit

Das Workforce Management ist mehr als nur eine Theorie. Es ist eine entscheidende Strategie, um sicherzustellen, dass deine Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind, um alle Aufgaben effizient zu erledigen. Unternehmen, die das Workforce Management erfolgreich implementieren, können von einer gesteigerten Produktivität, geringeren Kosten und einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit profitieren. Besonders hilfreich ist dabei eine digitale Lösung wie mfr, die dir dabei hilft, dein gesamtes Unternehmen auf das nächste Level zu heben und zu digitalisieren.